Pwy ydym ni
Ni yw’r tîm rheoli datblygu yn adran cynllunio Awdurdod Parc Cenedlaethol Bannau Brycheiniog, Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn egluro sut y byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol wrth weithio fel awdurdod cynllunio lleol.
Mae’r gwaith yn cynnwys
- Cymryd penderfyniadau a chynnig cyngor ynghylch ceisiadau cynllunio
- Ymateb i honiadau o ddatblygu anghyfreithlon
- Monitro datblygu
- Dod yn rhan o gytundebau cyfreithiol, cyflwyno rhybuddion a hyrwyddo’r defnydd gorau o dir.
Os hoffech holi ynghylch data neu breifatrwydd, cysylltwch â’n swyddog diogelu data drwy e-bost gan ddefnyddio’r ffurflen hon.
Sut y byddwn yn cael eich gwybodaeth
Ceisiadau Cynllunio
Rydyn ni’n cael gwybodaeth ynghylch ymgeiswyr mewn dwy ffordd – yr hyn sy’n cael ei anfon atom gan ymgeiswyr (neu drwy asiant cynllunio ar eu rhan) neu byddwn ni’n ei dderbyn drwy wefan trydydd parti sy’n darparu gwasanaeth trafodion. Mae’r rhain yn cynnwys:
- Porth Cynllunio Cymru
- iApply
Rydyn ni hefyd yn derbyn sylwadau, cynrychioliadau, honiadau a chwestiynau drwy ebost, mewn llythyrau a thrwy ein system mynediad cyhoeddus i’n gwefan.
Gorfodaeth Cynllunio
Mae’r rhain yn cyrraedd fel arfer drwy ebost, ffôn neu drwy ein ffurflen gwynion ar lein.
Pa wybodaeth ydyn ni’n ei gasglu?
Ceisiadau Cynllunio
Ymgeiswyr ac Asiantau: Er mwyn i ni allu penderfynu ar eu ceisiadau, mae’n rhaid i ymgeiswyr a’u hasiantau roi peth gwybodaeth bersonol i ni (e.e. enw, cyfeiriad, manylion cyswllt) ac enw a manylion cyswllt y tirfeddianwr. O dan rai amgylchiadau, bydd unigolion yn rhoi “data categori arbennig” i ni i gefnogi eu cais (e.e. tystiolaeth o hanes ariannol neu feddygol).
Aelodau o’r cyhoedd yn cyflwyno sylwadau ar geisiadau cynllunio: mae’n rhaid i aelodau’r cyhoedd gyflwyno enw, cyfeiriad a manylion cyswllt wrth gyflwyno sylwadau ar gais, Mae enwau a chyfeiriadau yn bwysig i sicrhau tryloywder ac er mwyn i swyddogion allu deall lle bydd problemau gwybyddus yn codi a / neu lle mae’r nodweddion sy’n cael eu crybwyll.
Ymgynghoreion (cyrff statudol a sefydliadau eraill): Byddwn yn cyhoeddi eich sylwadau ar eu gwefannau heb eu haddasu gan gynnwys enw, cyfeiriad a manylion cyswllt
Gorfodaeth cynllunio
Mae’r rhain yn cyrraedd fel arfer drwy ebost, ffôn neu drwy ein ffurflen gwynion ar lein.
Yn y ddau amgylchiad uchod, byddwn yn defnyddio’r wybodaeth a fydd yn cael ei ddarparu i ni ar gyfer cymryd penderfyniadau ynghylch defnydd tir er budd y cyhoedd neu wrth benderfynu a ddylid ymchwilio neu ystyried a fyddai’n fuddiol cynnal gorfodaeth cynllunio.
Sut y byddwn ni’n rhannu eich gwybodaethw
Ni fyddwn ni’n gwerthu eich gwybodaeth i sefydliadau eraill. Ni fyddwn ni’n symud eich gwybodaeth y tu allan i’r DU. Ni fyddwn ni’n defnyddio eich gwybodaeth i gymryd penderfyniadau wedi’u awtomateddio. Mae gofyn i ni roi peth gwybodaeth sy’n cael ei roi i ni ar gael i’r cyhoedd mewn cofrestrau cynllunio cyhoeddus. Mae’r gofrestr yn gofnod parhaus o’n penderfyniadau cynllunio sy’n rhan o hanes cynllunio safle, ac mae’n cynnwys ffeithiau eraill sy’n rhan o’r “chwiliad tir”.
Ceisiadau Cynllunio
Byddwn yn gosod manylion ceisiadau cynllunio ar lein er mwyn i drydydd partïon allu cyflwyno sylwadau fel rhan o’r broses ymgeisio.
Mae manylion ymgeiswyr ac asiantau’n cael eu cadw ar y ffeil cynllunio ac yn cael eu cyhoeddi ar y wefan Mynediad Cyhoeddus.
Nid yw sylwadau gan y cyhoedd yn cael eu cyhoeddi ar y wefan Mynediad Cyhoeddus. Mae copïau o bob sylw gan y cyhoedd ar gael ar y ffeil cynllunio ar y ffurf yr oedden nhw wedi’u cyflwyno’n wreiddiol. Bydd yr Awdurdod yn caniatáu i unrhyw aelod o’r cyhoedd i archwilio (neu dderbyn copi) o’r ffeil wreiddiol. Bydd unrhyw wybodaeth bersonol neu sy’n dangos pwy yw unrhyw aelod o’r cyhoedd yn cael ei dduo ar y dogfennau cyn bod yr wybodaeth yn cael ei ddatgelu.
Mae gan yr Awdurdod ddyletswydd pellach i ddatgelu gwybodaeth pan geir cais o dan Ddeddf Diogelu Data 2018, Deddf Rhydid Gwybodaeth 2000 neu’r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004. Bydd unrhyw wybodaeth yn cael ei ryddhau yn unol â’r cyfrifoldebau cyfreithiol o dan y ddeddfwriaeth. Yn ymarferol, golyga hyn bod yn rhaid i’r Awdurdod ddatgelu pob gwybodaeth (ar ôl duo unrhyw wybodaeth bersonol) oni bai bod eithriad yn berthnasol, mae hyn yn cynnwys gohebiaeth sydd wedi’i nodi yn gyfrinachol.
Bydd pob adroddiad a dogfen gynllunio’n cael eu drafftio fel nad yw gwybodaeth bersonol yn y sylwadau gan y cyhoedd yn cael ei ddatgelu ac mai dim ond materion neu broblemau cynllunio dilys fydd yn cael eu cynnwys yn adroddiadau swyddogion a’r pwyllgor.
Gorfodaeth cynllunio
Byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth i gofnodi toriadau o reolaeth cynllunio er mwyn i ni allu cynnal ein hymchwiliadau. Byddwn angen eich enw, eich cyfeiriad a’ch manylion cyswllt er mwyn cofnodi toriad. Mae hyn yn ofyniad statudol ond bydd eich gwybodaeth yn cael ei gadw’n gyfrinachol gan y timau gorfodaeth a chyfreithiol ac ni fydd yn cael ei gadw yn y maes cyhoeddus fel y mae ceisiadau cynllunio.
Weithiau, bydd gofyn i ni rannu’r wybodaeth sydd gennym gydag adrannau eraill o’r Awdurdod – er enghraifft, er mwyn penderfynu ers pa bryd mae adeilad wedi cael ei ddefnyddio fel anheddle.
Eich hawl i’ch gwybodaeth
Mae’r gyfraith yn rhoi nifer o hawliau i ni reoli pa wybodaeth bersonol y gallwn ni ei defnyddio, a sut y gallwn ni ei defnyddio.
Gallwch ofyn am gael gweld yr wybodaeth sydd gennym ni yn eich cylch chi
Fel arfer, byddwn yn disgwyl rhannu gyda chi beth rydym ni wedi’i gofnodi yn eich cylch bob tro y byddwn yn asesu eich anghenion neu’n darparu gwasanaeth i chi.
Gallwch ofyn i ni newid yr wybodaeth os ydych chi’n meddwl ei fod yn anghywir
Dylech adael i ni wybod os byddwch yn anghytuno â rhywbeth sydd wedi’i ysgrifennu ar eich ffeil.
Efallai na fyddwn ni’n gallu newid neu ddiddymu’r wybodaeth ond byddwn yn cywiro gwybodaeth sy’n ffeithiol anghywir ac efallai’n cynnwys eich sylwadau yn y cofnod i ddangos eich bod yn anghytuno.
Gallwch ofyn i ni ddileu gwybodaeth (hawl i gael eich anghofio)
O dan rai amgylchiadau, galliwch ofyn am ddileu gwybodaeth bersonol, er enghraifft:
- Pan nad oes angen eich gwybodaeth bersonol bellach ar gyfer y rheswm y cafodd ei gasglu yn y lle cyntaf.
- Pan fyddwch wedi tynnu eich caniatâd yn ôl i ni ddefnyddio eich gwybodaeth (ac os nad oes yna reswm cyfreithiol arall i ni ei ddefnyddio)
- Pan nad oes yna unrhyw reswm cyfreithiol i ni ddefnyddio eich gwybodaeth
- Pan mae dileu’r wybodaeth yn ofyniad cyfreithiol
Os bydd eich gwybodaeth bersonol wedi’i rhannu gydag eraill, byddwn yn gwneud yr hyn allwn ni i wneud yn siŵr y bydd y rhai sy’n defnyddio eich gwybodaeth bersonol yn cydymffurfio gyda’ch cais i’w ddileu.
Gallwch ofyn i ni gyfyngu ar gyfer beth y byddwn ni’n defnyddio eich data personol.
Mae gennych chi hawl i ofyn i ni gyfyngu ar yr hyn y byddwn ni’n defnyddio eich gwybodaeth bersonol ar ei gyfer os:
- ydych chi wedi dangos bod gwybodaeth yn anghywir, ac wedi sôn wrthym ni amdano
- pan nad oes gennym ni reswm cyfreithiol dros ddefnyddio’r wybodaeth ond eich bod chi eisiau i ni gyfyngu ein defnydd ohono yn hytrach nai’i ddileu’n gyfan gwbl.
Pan fydd gwybodaeth yn cael ei gyfyngu, allwn ni mo’i ddefnyddio, dim ond ei gadw’n ddiogel a, gyda’ch caniatâd, ei ddefnyddio ar gyfer trin hawliadau cyfreithiol ac i ddiogelu eraill, neu pan mae hynny’n bwysig o ran diddordebau cyhoeddus y DU.
Pan fydd cyfyngiad ar ei ddefnyddio wedi’i ganiatáu, byddwn yn rhoi gwybod i chi cyn dal ati i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol.
Mae gennych chi hawl i ofyn i ni beidio â defnyddio eich gwybodaeth bersonol ar gyfer unrhyw wasanaeth. Ond, os yw cais o’r fath yn cael ei ganiatáu, gallai hynny achosi oedi, neu ein rhwystro ni rhag darparu’r gwasanaeth hwnnw.
Os yw’n bosibl, byddwn yn ceisio cyd-fynd â’ch cais, ond efallai y bydd gofyn i ni gadw neu ddefnyddio gwybodaeth oherwydd bod hynny’n ofyniad cyfreithiol.
Golygu (duo geiriau fel na ellir eu darllen)
Rydyn ni’n gweithredu polisi lle rydyn ni, fel arfer, yn golygu’r manylion canlynol cyn gosod ffurflenni a dogfennau i fod ar gael ar lein.
- Manylion cyswllt personol yr ymgeisydd / asiant mewn ceisiadau cynllunio – e.e. rhifau ffôn, cyfeiriadau ebost, llofnodion (Noder: mae enwau a chyfeiriadau ar gael)
- Gwybodaeth bersonol ar gyfer aelodau’r cyhoedd
- Data Categori Arbennig – e.e. datganiadau cefnogi sy’n cynnwys gwybodaeth ynghylch cyflyrau iechyd neu darddiad ethnig
- Gwybodaeth sy’n fasnachol sensitif
Weithiau, gallwn benderfynu ei bod yn angenrheidiol, yn gyfiawn ac yn gyfreithlon datgelu data sy’n ymddangos yn y rhestr uchod.
Os ydych chi’n ymgeisydd sy’n cyflwyno data ‘categori arbennig’ fel gwybodaeth gefnogol, cofiwch adael i ni wybod gynted â bo modd – yn ddelfrydol cyn i chi gyflwyno’r cais. Cofiwch hefyd lachar-liwio a marcio unrhyw wybodaeth sensitif. Y ffordd orau o gysylltu â ni ynghylch hyn yw drwy ebost.
Cadw (‘pa mor hir y byddwn ni’n cadw eich gwybodaeth’)
Rydyn ni’n prosesu sawl math o wybodaeth yn unol â’n polisi cadw. Isod, mae crynodeb byr o ba mor hir y byddwn ni’n cadw pethau cyn eu dinistrio:
- Cofrestrau statudol (e.e. ffurflenni cais, dogfennau cefnogi, penderfyniadau cynllunio, cynlluniau cymeradwy, cytundebau cyfreithiol, adroddiadau swyddogion) – am byth
- Ymatebion i Ymgynghoriadau, sylwadau, llythyrau, gohebiaeth gyffredinol – pum mlynedd
Cyn Chwefror 2021, roedd enwau a chyfeiriadau aelodau o’r cyhoedd oedd yn cyflwyno sylwadau ar geisiadau cynllunio yn cael eu cynnwys yn adroddiad y swyddog cynllunio. Pan fydd adroddiadau o’r fath yn dal ar gael ar lein, bydd yr Awdurdod yn ystyried ceisiadau i dduo’r wybodaeth bersonol o dan yr hawl i gael ei anghofio.
Cwynion a phroblemau
Mae cymryd penderfyniadau ynghylch materion cynllunio’n dasg gyhoeddus a does gennych chi ddim hawl i dynnu eich caniatâd yn ôl i’r wybodaeth bersonol gael ei brosesu er mwyn cyflawni’r dasg. Fodd bynnag, os ydych chi o’r farn ein bod wedi gwneud rhywbeth o’i le neu fod yna reswm y byddai’n well gennych i ni beidio â datgelu rhywbeth, holwch ni drwy gysylltu â ni drwy ebost gan ddefnyddio’r ffurflen hon.
Os byddwch angen cyflwyno cwyn yn benodol am y modd yr ydym wedi prosesu eich data dylech, yn y lle cyntaf, ddefnyddio ein polisi cwynion corfforaethol neu gysylltu â’n Swyddog Diogelu Data. Os fethwn ni ymateb yn briodol, gallwch gyfeirio eich pryderon at Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.