Yma rydyn ni’n ystyried pethau y bydd angen ichi fod yn ymwybodol ohonyn nhw wrth i’r ŵyl nesáu ac yn ystod yr ŵyl ei hun.

Gwybodaeth i wyliau newydd a phresennol

Yn union cyn yr Ŵyl

Yn ystod cyfnod o ryw wythnos cyn yr ŵyl, mae gennych amser i sicrhau bod popeth yn ei le ac i wneud unrhyw newidiadau munud-olaf os oes eu hangen.  Cymerwch amser hefyd i fynd drwy’ch cynllun a sicrhau bod popeth yn ei le.

Gofalwch fod pob arweinydd yn cerdded ei lwybr wythnos cyn yr ŵyl.  Bydd hynny’n dod o hyd i unrhyw broblemau ac yn rhoi amser ichi wneud rhywbeth yn eu cylch.  Ar yr un pryd, dylai’r arweinwyr gwblhau eu hasesiadau risg manwl.

Gofalwch fod eich noddwyr yn gwybod beth sy’n digwydd a rhowch gyfle iddyn nhw ddod i unrhyw ddigwyddiadau y byddwch yn eu cynnal yn ystod yr ŵyl.

Trefnwch sesiwn briffio i’r tîm trefnu ac arweinwyr y teithiau er mwyn sicrhau bod pawb yn gyfarwydd â’u cyfrifoldebau ac er mwyn codi ysbryd tîm.  Gofalwch fod pobl eraill yn y dref yn gwybod am yr ŵyl – busnesau, canolfannau gwybodaeth, etc.

Cofrestru

Mae’n bwysig bod yna ganolbwynt i’r ŵyl lle gall y rhai sy’n cymryd rhan ofyn cwestiynau.  Gallai hyn ddod yn ganolfan gymdeithasol hefyd, felly dewiswch le sydd â lluniaeth a rhywle i eistedd.

Bydd arnoch angen lle i’r cerddwyr gofrestru ar gyfer eu teithiau a lle gallwch roi unrhyw wybodaeth neu becyn rydych chi wedi’u llunio i’r cerddwyr. Gallai hyn gynnwys:

• Llythyr croeso
• Cadarnhad ynglŷn â’r teithiau a’r digwyddiadau sydd wedi’u harchebu
• Gwybodaeth am yr ardal leol, busnesau lleol, etc.
• Unrhyw roddion yr hoffech eu rhoi (e.e. crys-t yr ŵyl neu gynhyrchion lleol)

Bydd rhai cerddwyr am newid eu harchebion ac mae’n bosibl y bydd rhai yn dod heibio’n ddirybudd gan obeithio archebu lle, felly fe ddylech chi fod yn gallu trefnu archebion a newid archebion wrth gofrestru.  Mae hyn yn gyfle hefyd ichi ymwneud â’r cerddwyr a gwerthu unrhyw deithiau neu ddigwyddiadau sydd â lleoedd ar ôl.

Yn ddelfrydol, dylai fod modd cysylltu â’r rhyngrwyd yma hefyd oherwydd mae’n bosibl y bydd cerddwyr wedi gwneud newidiadau hwyr ar-lein y bydd angen ichi ymdopi â nhw, yn enwedig os ydych yn defnyddio un o’r opsiynau hyrwyddo/archebu ar-lein, megis Eventbrite

Rhedeg y teithiau

Ar ddiwrnod pob taith gerdded, edrychwch ar yr amgylchiadau (tywydd, llif unrhyw afonydd sydd i’w croesi, etc.) a phenderfynu a ddylech chi fwrw ymlaen â rhaglen y dydd neu beidio.

Trefnwch system i’r arweinwyr gofrestru ar ddechrau ac ar ddiwedd pob taith (yn dibynnu a oes signal ffôn symudol ar gael).

Bydd angen system ar gyfer ymdrin â phroblemau.  Faint bynnag o gynllunio a pharatoi a wnewch chi, fe fydd pethau’n mynd o chwith.  Os oes gennych yr adnoddau, trefnwch dîm bach o bobl â cheir ac, yn ddelfrydol, ffonau symudol ar sawl rhwydwaith, a fydd ar gael rhag ofn i broblem godi.  Dylai’r tîm fod yn gyfarwydd â’r teithiau, y dirwedd a’r gwasanaethau lleol a gallu ymateb i broblemau y bydd yr arweinwyr neu’r ddesg gofrestru’n rhoi gwybod amdanyn nhw.

Mae Gŵyl Gerdded Winchcombe yn rhoi cerdyn gwybodaeth i bob arweinydd ac arno restrau gwirio ynglŷn â beth i’w wneud ymlaen llaw ac ar y diwrnod  (lawrlwythwch yma).  Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth am beth i’w wneud mewn argyfwng.

Cyfathrebu

Yn rhinwedd eich swydd fel trefnydd, mae’n bwysig eich bod yn gwybod beth sy’n digwydd bob amser.  Trefnwch ganolfan weithredu, yn y ganolfan neu’r ganolfan gofrestru yn ddelfrydol, a system ar gyfer casglu a dangos yr holl wybodaeth oddi wrth yr arweinwyr ac eraill.

Yn aml mae modd osgoi problemau ynglŷn â signal ffôn symudol drwy rannu rhifau ar rwydweithiau gwahanol.  Ond os na fydd hyn yn gweithio, neu os oes yna fannau gwan, fe allech chi logi system radio drwy gydol yr ŵyl.

Casglu gwybodaeth

Mae’r ŵyl yn gyfle gwych i gasglu gwybodaeth gan y rhai sy’n cymryd rhan.  Gallwch wneud hyn mewn sawl ffordd, fel a ganlyn:

• Cynhwyswch ffurflen adborth ym mhecynnau croeso’r cerddwyr a’u hannog nhw neu gynnig cymhellion iddyn nhw i’w llenwi a’i rhoi nôl cyn ymadael
• Darparwch ffurflenni adborth ar ôl pob digwyddiad, gan ofyn i’r cerddwyr eu llenwi a’u rhoi nôl i’r arweinydd cyn iddyn nhw fynd ar wasgar
• Cynhaliwch arolygon ffôn ymysg y cerddwyr yn fuan ar ôl y digwyddiad
• Cymerwch bob cyfle i siarad â’r rhai sy’n cymryd rhan ac annog aelodau’r tîm trefnu i wneud yr un fath a chasglu gwybodaeth ar lafar
• Cymerwch gyfeiriadau ebost a threfnu arolwg drwy Survey Monkey

Os byddwch yn gofyn cwestiynau, gofalwch gasglu gwybodaeth am faint mae pobl wedi’i wario yn ystod yr ŵyl a gwybodaeth i helpu i farchnata, megis eu dewisiadau o ran gwahanol fathau o deithiau cerdded, hyd yr ŵyl, etc.

Ystyriwch wybodaeth arall y gallech ei chasglu.  Mae llawer o wyliau’n gofyn i’r rhai sy’n cymryd rhan anfon lluniau o’r ŵyl ac mae Gŵyl Ynysoedd Barrow yn cynnal cystadleuaeth ffotograffau bob blwyddyn, gyda’r cyfranwyr yn ildio’u hawlfraint fel rhan o’r broses.

Rhestrau gwirio

Enghreifftiau o astudiaethau achos

Mae trefnwyr Gŵyl Gerdded Winchcombe yn cynnal sesiwn briffio yn nhafarn y pentref y noson cyn yr ŵyl.  Mae troi’r sesiwn briffio’n ddigwyddiad cymdeithasol yn annog pawb i ddod ac mae pobl yn gallu cyfarfod yn anffurfiol i drafod agweddau sydd o ddiddordeb ar ôl y briffio ffurfiol.