Mewn cyfarfod heddiw o Awdurdod Parc Cenedlaethol Bannau Brycheiniog, pleidleisiodd yr aelodau’n unfrydol i newid sut mae’r Awdurdod yn delio â gohebiaeth sy’n cael ei dderbyn ar ôl dyddiad cau’r pwyllgor, yn y tri diwrnod cyn y cyfarfod. Mae gohebiaeth hwyr wedi bod yn asgwrn cynnen ers peth amser, yn enwedig mewn cyfarfodydd y Pwyllgor Cynllunio a Hawliau Tramwy.
Y broblem ydy bod llythyron ac e-byst sydd yn cyrraedd yn hwyr, wedi cael eu cylchlythyru, a hyd yn oed ar droeon, eu darllen allan yn y cyfarfod. Roedd hyn yn aml yn rhoi pwysigrwydd iddyn nhw ar draul atebion anfonwyd erbyn y dyddiad cau. Roedd yr aelodau’n cydnabod bod y swyddogion fel arfer yn rhoi crynodeb o unrhyw fater oedd yn codi o ohebiaeth fel rhan o’u hadroddiad, ond ni allai’r swyddogion ystyried gohebiaeth hwyr sydd yn aml ddim yn cael ei hanfon atyn nhw. Sylwyd na fedrai unrhyw un oedd yn ceisio dilyn trywydd unrhyw gais drwy we-ddarlledu neu drwy fynychu’r cyfarfod, weld cynnwys y llythyron a dderbyniwyd yn hwyrach na’r dyddiad cau, er y gallai’r pwyllgor maen nhw’n bresennol ynddo, ystyried y llythyr hwnnw yn ystod eu trafodaethau. Mynegwyd pryder hefyd fod rhai aelodau’n derbyn gohebiaeth sylweddol gan unigolion sy’n lobio am achos penodol, yn enwedig yn ymwneud â cheisiadau cynllunio. Fodd bynnag, dylai’r holl aelodau sy’n gwneud penderfyniad gael hawl i weld yr un wybodaeth.
Yn ystod y ddadl heddiw, pwysleisiodd yr aelodau fod gwneud y broses yn deg yn bwysig, fel nad oedd y rheiny oedd wedi ymateb mewn pryd o dan anfantais oherwydd gohebiaeth hwyr, ac na fyddai eu pryderon nhw’n cael eu troi o’r neilltu. Nodwyd y byddai’r Cadeirydd a’r Prif Weithredwr gyda’i gilydd, yn cadw’r hawl i benderfynu os oedd gohebydd hwyr wedi codi mater newydd y dylai’r aelodau ystyried. Nodwyd hefyd bod y newid mewn polisi’n cael ei adolygu ar ôl 12 mis er mwyn sicrhau ei fod yn cyflenwi system decach. Nid yw’r penderfyniad heddiw’n newid yr hawl i siarad mewn cyfarfod, a gall unrhyw un sy’n dymuno gwneud hynny, wneud cais pan mae’r eitem yn cael ei thrafod.
Yn ystod y ddadl am yr adroddiad, ystyriodd yr aelodau’r effaith posibl ar Gynghorau Cymuned a Thref. Daeth yn eglur fod dyddiadau holl gyfarfodydd yr Awdurdod yn cael eu cyhoeddi hyd at flwyddyn ymlaen llaw, a bod Cynghorau Cymuned a Thref yn derbyn rhestrau’n wythnosol o holl geisiadau a dderbyniwyd gan yr Awdurdod. Mae’n bosib iddyn nhw hefyd osod nodyn atgoffa awtomatig o fewn y system cynllunio ar-lein a gynigir gan yr Awdurdod, fydd yn eu rhybuddio am unrhyw newidiadau mewn ceisiadau sydd o ddiddordeb iddyn nhw.
Dywedodd y Cynghorydd Evan Morgan, Cadeirydd Pwyllgor Cynllunio a Hawliau Tramwy
“Mae’n hanfodol bwysig fod yr Awdurdod hwn yn gweithredu’r deg, ac fe gredwn ni bod y newid a gytunwyd arno heddiw yn gam ymlaen tuag at system decach. Rydw i wedi’i gwneud hi’n eglur fy mod am i ni drosglwyddo’r newid hwn, fydd yn dod i rym ar 1 Mai 2016, a’r rhesymau amdano, mor eang â phosibl, fel bod pawb yn deall sut a pham rydyn ni’n newid. Rydw i’n meddwl bod y penderfyniad heddiw yn golygu bod y rheiny sydd wedi cydymffurfio â’r canllawiau, ac wedi rhoi eu sylwadau mewn da amser, yn gallu bod yn sicr na fydd eu lleisiau dan gysgod eraill, a allai fod wedi defnyddio’r system bresennol i’w mantais eu hunain.”
-Diwedd-
Gellir gweld dyddiadau cyfarfodydd Awdurdod Parc Cenedlaethol Bannau Brycheiniog yma – https://governance.beacons-npa.gov.uk/mgCalendarMonthView.aspx?GL=1&bcr=1